招投标的目的在于创造一个公平透明的竞争环境，择优录选供应商。征求建议书 (RFP)或招标书，则是一份向潜在供应商发布的、关于新项目的相关信息的正式文件，内容包括要求其提供相关报价、团队介绍和服务流程等的详细信息介绍。
一份简洁明了的招标书，可以使招标方更容易找到合适的供应商、获得更多的供应商信息，从而做出最佳选择。而对于投标方来说，这也是十分重要的需求信息和采购要求的正式获取来源。如果一份招标书不严谨、不完整、不明确或不规范，则容易引发各种疑问的产生，难于被投标方所理解，从而导致低效的问题频发。
所以，在编写招标书时，如果注意考虑以下事项，将有助于促进双方沟通，从而提升沟通效率。
简洁明了的项目征求招标书
如果项目需求不明确或项目的暂时性比较明显，潜在投标方可能就会因为需要花费大量的时间和精力，最终放弃参与投标。如果项目立项的机会渺茫，投标方或许也会选择放弃，而招标方则会因此而失去与其建立良好合作关系的机会。
- 招标书是否专门为该项目而编写，还是重复使用其他项目的内容，并且仍包含不相关的信息？
- 您是否要求供应商提供项目不必要的信息？
- 项目是否有明确的目标？
- 项目和预算是否已经确定？
- 招标书是否能尽可能的简洁？
- 如果使用RFI文档 （信息邀请书），是否更符合您的当前需求？如果您只是想获取更多的潜在合作伙伴信息，并且还没有明确的项目需求，那么信息邀请书对您而言，可能更合适。
项目目标
明确的项目目标，应当放在招标书最显眼的开头部分，以便投标方能在阅读整篇信息之前就获得初步概览。
- 项目目标和目的是否有明确的说明？
- 为什么需要这个项目，以及如何界定项目的达标要求？
- 使用哪些具体的指标来衡量项目的结果？
背景信息
背景信息对于提供项目背景、行业环境都是非常必要的，但是一定要做到言简意赅、简洁明了。
- 是否简要描述了项目历史背景和股东及利益相关者的背景？
- 是否描述了你是谁？以及所体现的价值观？
- 是否明确描述了问题或挑战？
- 项目是否拥有最高预算？
工作范围和时间轴
项目范围和时间表是非常重要的信息，是报价及工作强度评估的重要指标之一。该部分需要提供项目任务的详细描述，具体情况可能会因项目的类型不同而有所不同。例如，数字化方面的招标，通常需要包括更多的技术方面的信息。
- 项目的每个任务和阶段包括哪些内容？
- 交付的内容是什么？
- 完成每个阶段所限定的时间？
- 进度的里程碑有什么？（例如内部汇报展示，管理层汇报展示等等，安排在什么时间进行？）
标书格式
为便于后期收集和整理投标标书，需要制定规范的标书格式和提交方式说明。按统一的招标标准提交标书，招标方才能更有效地收集标书，确保关键信息不被遗漏，从而才能做出最佳决策。与此同时，供应商投标也会更加容易和更乐意参与。
- 应该包括哪些信息和部分？（例如，有关团队、领导、公司、相关经验、费用、工作计划、流程等的信息）
- 如何构造和组织招标书？
- 提案应该使用什么字体、字体大小和间距？每个部分最多有多少页？对格式（文本文档，幻灯片的格式等等）的具体要求是什么？
报价规范
上述的信息，能为投标方确定报价提供参考，但或许还不能确定如何展示报价，因此需要对此进行规范。
- 您希望供应商如何对报价进行细分？
- 是否应包含不同服务的行列，如项目管理、设计、策略、支出等？
- 您是否有预算或费率表？以更轻松地为服务进行报价？
- 您是否仔细考虑过每个阶段的价格范围？
指定负责人
应当专门安排一名负责人，负责提供有关招标事务的问题咨询，以便帮助投标方在保持公平竞争的前提下，更好地了解这个项目。
- 如果有关于招标书的问题，可以与谁取得联系？以什么方式进行联系？
- 您是否安排了一段用于解答疑问和沟通的时间，以确保招标公平性？
提交说明
清晰的提交说明，对于确保招标的公平性和正确交付的方式，都至关重要：
- 接收标书的截止日期是什么时候？需包含具体时间。逾期提交申请的流程是什么？
- 标书应如何提交，以及提交给谁？
- 标书应如何整合？应提供多少份？是否需要电子版和印刷版吗？文件是否应该以特定的方式密封和标记？
- 正式提交标书之前是否需要进行招标意向沟通？
评估标准及响应时间
招标书应当介绍招标方是如何评估标书的，以便正确地引导投标方进行投标。告知具体的响应时间，使各方了解决策过程及时间安排，从而减少决策过程的不确定性。
- 如何评估提案？每个部分均有评分吗？每个部分的权重得分是如何设置的？
- 是否有特定的资质要求？
- 一个成功的提案是什么样的？
- 在提案截止日期之后，何时选择并确定供应商？未入选的供应商是否会得到通知？
法律相关及合同条款
在招标书中，可能会涉及到法律相关的信息和合同信息条款。
- 您是否希望以书面的形式获得重要信息（即不包括已发生的成本、保密、竞业限制条款、权利、责任、修订、分包等等）？
通过对以上各项具体内容的认真考虑，您就可以编写出一份易于理解的、内容丰富的招标书。在提供信息时，需要仔细考虑其相关性。另外，拥有更高效的沟通，则更有可能找到合适的合作伙伴，从而使项目更成功。