怎么才能写出一份让供应商蜂拥而来的招标书

时间:2019-02-22 作者:SLD 来源:SLD睿来品牌体验设计

招投标的目的在于创造一个公平透明的竞争环境,择优录选供应商。征求建议书 (RFP)或招标书,则是一份向潜在供应商发布的、关于新项目的相关信息的正式文件,内容包括要求其提供相关报价、团队介绍和服务流程等的详细信息介绍。

一份简洁明了的招标书,可以使招标方更容易找到合适的供应商、获得更多的供应商信息,从而做出最佳选择。而对于投标方来说,这也是十分重要的需求信息和采购要求的正式获取来源。如果一份招标书不严谨、不完整、不明确或不规范,则容易引发各种疑问的产生,难于被投标方所理解,从而导致低效的问题频发。

所以,在编写招标书时,如果注意考虑以下事项,将有助于促进双方沟通,从而提升沟通效率。

简洁明了的项目征求招标书

如果项目需求不明确或项目的暂时性比较明显,潜在投标方可能就会因为需要花费大量的时间和精力,最终放弃参与投标。如果项目立项的机会渺茫,投标方或许也会选择放弃,而招标方则会因此而失去与其建立良好合作关系的机会。

  • 招标书是否专门为该项目而编写,还是重复使用其他项目的内容,并且仍包含不相关的信息?
  • 您是否要求供应商提供项目不必要的信息?
  • 项目是否有明确的目标?
  • 项目和预算是否已经确定?
  • 招标书是否能尽可能的简洁?
  • 如果使用RFI文档 (信息邀请书),是否更符合您的当前需求?如果您只是想获取更多的潜在合作伙伴信息,并且还没有明确的项目需求,那么信息邀请书对您而言,可能更合适。

项目目标

明确的项目目标,应当放在招标书最显眼的开头部分,以便投标方能在阅读整篇信息之前就获得初步概览。

  • 项目目标和目的是否有明确的说明?
  • 为什么需要这个项目,以及如何界定项目的达标要求?
  • 使用哪些具体的指标来衡量项目的结果?

背景信息

背景信息对于提供项目背景、行业环境都是非常必要的,但是一定要做到言简意赅、简洁明了。

  • 是否简要描述了项目历史背景和股东及利益相关者的背景?
  • 是否描述了你是谁?以及所体现的价值观?
  • 是否明确描述了问题或挑战?
  • 项目是否拥有最高预算?

工作范围和时间轴

项目范围和时间表是非常重要的信息,是报价及工作强度评估的重要指标之一。该部分需要提供项目任务的详细描述,具体情况可能会因项目的类型不同而有所不同。例如,数字化方面的招标,通常需要包括更多的技术方面的信息。

  • 项目的每个任务和阶段包括哪些内容?
  • 交付的内容是什么?
  • 完成每个阶段所限定的时间?
  • 进度的里程碑有什么?(例如内部汇报展示,管理层汇报展示等等,安排在什么时间进行?)

标书格式

为便于后期收集和整理投标标书,需要制定规范的标书格式和提交方式说明。按统一的招标标准提交标书,招标方才能更有效地收集标书,确保关键信息不被遗漏,从而才能做出最佳决策。与此同时,供应商投标也会更加容易和更乐意参与。

  • 应该包括哪些信息和部分?(例如,有关团队、领导、公司、相关经验、费用、工作计划、流程等的信息)
  • 如何构造和组织招标书?
  • 提案应该使用什么字体、字体大小和间距?每个部分最多有多少页?对格式(文本文档,幻灯片的格式等等)的具体要求是什么?

报价规范

上述的信息,能为投标方确定报价提供参考,但或许还不能确定如何展示报价,因此需要对此进行规范。

  • 您希望供应商如何对报价进行细分?
  • 是否应包含不同服务的行列,如项目管理、设计、策略、支出等?
  • 您是否有预算或费率表?以更轻松地为服务进行报价?
  • 您是否仔细考虑过每个阶段的价格范围?

指定负责人

应当专门安排一名负责人,负责提供有关招标事务的问题咨询,以便帮助投标方在保持公平竞争的前提下,更好地了解这个项目。

  • 如果有关于招标书的问题,可以与谁取得联系?以什么方式进行联系?
  • 您是否安排了一段用于解答疑问和沟通的时间,以确保招标公平性?

提交说明

清晰的提交说明,对于确保招标的公平性和正确交付的方式,都至关重要:

  • 接收标书的截止日期是什么时候?需包含具体时间。逾期提交申请的流程是什么?
  • 标书应如何提交,以及提交给谁?
  • 标书应如何整合?应提供多少份?是否需要电子版和印刷版吗?文件是否应该以特定的方式密封和标记?
  • 正式提交标书之前是否需要进行招标意向沟通?

评估标准及响应时间

招标书应当介绍招标方是如何评估标书的,以便正确地引导投标方进行投标。告知具体的响应时间,使各方了解决策过程及时间安排,从而减少决策过程的不确定性。

  • 如何评估提案?每个部分均有评分吗?每个部分的权重得分是如何设置的?
  • 是否有特定的资质要求?
  • 一个成功的提案是什么样的?
  • 在提案截止日期之后,何时选择并确定供应商?未入选的供应商是否会得到通知?

法律相关及合同条款

在招标书中,可能会涉及到法律相关的信息和合同信息条款。

  • 您是否希望以书面的形式获得重要信息(即不包括已发生的成本、保密、竞业限制条款、权利、责任、修订、分包等等)?

通过对以上各项具体内容的认真考虑,您就可以编写出一份易于理解的、内容丰富的招标书。在提供信息时,需要仔细考虑其相关性。另外,拥有更高效的沟通,则更有可能找到合适的合作伙伴,从而使项目更成功。